Kaum etwas stört im Online Workshop so sehr wie flache Videoübertragung und schlechter Ton. Wenn Sie häufig Online Meetings moderieren, aber auch als „normaler“ Teilnehmer, sollten Sie einen optimalen technischen Auftritt bieten. Investieren Sie in geeignete Hardware und stellen Sie damit sicher, dass Sie gut gesehen und verstanden werden können.

Der gute Ton

Eine verlustfreie verbale Verständigung ist das A&O in Remote-Meetings.

• Für Ihre Stimme nutzen Sie am besten ein gutes USB-Mikrofon. Es sind zahlreiche Modelle auf dem Markt, die sich primär an Podcaster, Livestreamer und sonstige Content-Creator richten. Diese Geräte kosten kein Vermögen, sind einfach in der Handhabung und verbessern den Klang Ihrer Stimme spürbar. Ihre Stimme wird im Online Meeting wesentlich klarer und natürlicher klingen, wenn Sie ein gutes Mikrofon nutzen. Ich nutze ein Blue Yeti Nano. Auf Amazon finden Sie ein breites Angebot vergleichbarer Produkte.
  
• Häufig werden auch Headsets oder Bluetooth Kopfhörer wie die Apple AirPods empfohlen. Damit können Sie sich sehr gut auf den Video Call konzentrieren und vermeiden die lästigen und gefürchteten Echo-Effekte, die in Calls immer wieder auftreten. Allerdings wird die Klangqualität Ihrer Stimme nicht an das Niveau heranreichen, das Sie mit einem professionellen Mikrofon erreichen.
  
• Testen Sie die Klangqualität Ihres Streams vorab mit Freunden oder Kollegen

Licht und Bildqualität

• Licht wirkt kleine Wunder. Benutzen Sie ein kleines Ringlicht oder spezielle LED Leuchten für Video am Schreibtisch. Wenn Sie Ihr Gesicht zum ersten Mal ausgeleuchtet auf dem Bildschirm sehen, möchten Sie nie mehr wieder im halbdunklen und mit tiefen Schatten unter den Augen auftreten :-). Eine LED Leuchte oder ein Ringlicht ist bereits für ein sehr kleines Geld zu haben. Sparen Sie aber nicht an der falschen Stelle. Investieren Sie in ein gutes Licht, das in Helligkeit und Farbtemperatur stufenlos eingestellt werden kann, wie zum Beispiel das Keylight Air von Elgato.

• Sorgen Sie für einen neutralen, freundlichen Hintergrund Ihres Livebilds. Vermeiden Sie unruhige oder unaufgeräumt wirkende Ecken. Testen Sie das Bild, das Sie senden werden auf Ihrem Bildschirm und wählen Sie den Bildauschnnitt bewusst.
• Nutzen Sie eine gute Webcam. Die in Laptops eingebauten Webcams sind in Sachen Bildqualität und Auflösung häufig nicht auf dem aktuellen Stand der Technik. Eine sehr beliebte und gute Webcam ist beispielsweise die C-920 von Logitech.

2. Klären Sie die Ziele und Ergebnisse des Workshops

Bevor wertvolle Zeit mehrer Teilnehmer eines Online-Workshops investiert wird, muss allen Beteiligten glasklar sein, was am Ende dabei herauskommen soll. Als Organisator und Moderator ist es Ihre Aufgabe, dies zu klären. Stellen Sie sich dazu 2 Fragen:

• Was sind die übergreifenden Ziele für das geplante Meeting?
• Welche konkreten Ergebnisse sollen dabei herauskommen

Dieser Hinweis mag ein wenig banal klingen, aber sind wir doch mal ehrlich: In wie vielen Online-Meetings waren Sie schon dabei, in denen völlig unklar war, was die Ziele und gewünschten Ergebnisse des Termins waren? In der Realität wird häufig ein guter Teil der Zeit mit der Diskussionen dieser Fragen verendet – mehr oder weniger erfolgreich.

Am besten ist es daher, wenn Sie die gewünschten Ergebnisse vorab mit den Teilnehmern klären oder bereits im Zuge der Einladung zum Termin darüber informieren. Dann starten alle mit einer einheitlichen Erwartung in den Workshop und es wird keine Zeit mit vorgeschalteten Grundsatzdiskussionen verschwendet.

Falls eine Definition vorab nicht möglich ist, ist die Klärung von Zielen und Outcome der erste Punkt der Workshop Agenda.  

3. Nutzen Sie ein virtuelles Whiteboard

Für Ihren Online Workshop brauchen Sie eine Arbeitsumgebung, in der alle Teilnehmer gemeinsam arbeiten können – ganz so wie an einem echten Whiteboard, mit Flipcharts oder an einer Moderationswand. Es gibt mehrere Cloud Software Lösungen, die diese Funktion bieten – und noch eine ganze Menge mehr. Die bekanntesten Tools sind Miro und Mural. Wie das aussieht und wie sich das anfühlt, sehen Sie im folgenden Video:

Beide Tools ermöglichen sehr nutzerfreundliches gemeinsames Arbeiten in virtuellen Whiteboard Umgebungen. Alle Teilnehmer sehen in Echtzeit, was die anderen gerade schreiben oder zeichnen. Als Moderator haben Sie eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Zusammenarbeit perfekt vorzubereiten, zu strukturieren und zu steuern.

Meiner Erfahrung nach ist die Vorbereitung von Workshops mit solchen Tools für Moderator*innen einfacher und effektiver, als bei Präsenzterminen. Allerdings kann die Vorbereitung recht zeitaufwändig werden. Für die Teilnehmer hingegen ist die Arbeit mit Miro oder Mural zwar ebenfalls problemlos und auch angenehm. Dennoch gilt es zu berücksichtigen, dass die Arbeit in rein virtuellen Settings tendenziell ermüdender ist, als bei der Arbeit am Tisch mit Stift mit Papier.

Diese Gegebenheiten sollten Sie als Moderator bei der Planung des Workshops berücksichtigen. Widerstehen Sie der Versuchung, zu viel in das Meeting zu packen und den Teilnehmern zu viel abzuverlangen. Planen Sie den Ablauf online mit ausreichend zeitlichen Spielräumen und nicht zu eng getaktet.

4. Den Ablauf online-freundlich planen

Ein effizienter Online-Workshop braucht eine detaillierte und realistische Zeitplanung. Eine grobe Agenda ist ein guter Anfang, reicht aber nicht aus. Überlegen sie vielmehr Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen werden und wieviel Zeit die einzelnen Teilschritte benötigen. Also beispielsweise.:

• Teilnehmer sammeln Iden und Gedanken zu einem Thema (5 Minuten)
• Teilnehmer stellen Ihre Ideen kurz vor (5 Minuten je Teilnehmer)
• Moderator strukturiert und fasst zusammen (10 Minuten)
• Voting und Priorisierung der Ideen durch die Teilnehmer (5 Minuten)

Je detaillierter Sie den Ablauf planen, desto realistischer wird die Einschätzung der benötigten Zeit. „Timeboxing“, also das Arbeiten mit einem Countdown-Timer für einzelne Arbeitsschritte, erleichtert die Einhaltung des Zeitrahmens. Tools wie Miro haben eine solche Funktion mit eingebaut.

Ausreichend Pausen und Puffer einplanen

Online-Workshops sind für die Teilnehmer anstrengender als klassische Meetings. Dies gilt es bei der Planung zu berücksichtigen, um die Konzentration während des Workshops hoch zu halten:

• Planen Sie für Online Workshops generell eine kürzere Gesamtdauer, als für Präsenzveranstaltungen. Ein sinnvolles Maß liegt bei ca. 4 Stunden pro Tag, maximal 5.
• Gerade bei längeren Terminen sollten Sie unbedingt ausreichend Pausen einplanen. Oft kann es auch sinnvoll sein, spontan eine kurze Pause einzuschieben, wenn die Konzentration und Präsenz der Teilnehmer nachlässt.

5. Die Workshop-Umgebung optimal vorbereiten

Bei der Arbeit mit virtuellen Whiteboards wie Miro können Sie auf die Vorbereitung von Powerpoint-Charts für die Moderation verzichten. Diese Arbeit verlagert sich komplett in das Whiteboard-Tool Ihrer Wahl. Dort können Sie nicht nur Arbeitsflächen für die verschiedenen Worksessions genau nach Ihren Anforderungen optimal vorbereiten, sondern auch alles andere darstellen, was Sie einbringen möchten.

Das gilt für die Agenda ebenso wie für allgemeine Informationen, Teilnehmeraufgaben, Screenshots, Bilder und vieles mehr. Nutzen Sie hierfür die Funktionen und Apps des virtuellen Whiteboards.

Nutzen Sie vorgefertigte Templates des Softwareanbieters, um sich die Arbeit zu erleichtern. Ein guter Einstieg zum Start ist Miroverse, wo Anwender Ihre Miro-Templates für verschiedene Workshops und Aufgabenstellungen teilen. Suchen Sie sich einfach die passende Vorlage aus und modifizieren Sie sie nach Ihren Vorstellungen.